Vi presentiamo la case history di uno dei nostri più affezionati clienti: è un'agenzia di assicurazioni ALLIANZ del triveneto, che mensilmente si affida a SystemDoc per l'elaborazione, stampa e invio (cartaceo + digitale) degli avvisi di scadenza polizze per il suoi clienti.
Attraverso i nostri sistemi generiamo i file di interfaccia finali con i dati personalizzati (come da esempio qui a destra).
Abbiamo concordato e creato con il cliente un layout grafico in linea con l'azienda e con le direttive postali (logo mittente + spazio destinatario).
Solitamente un contraente ha più polizze che scadono nel mese, noi creiamo una tabella riassuntiva con il premio totale.
Se l'avviso è solo un promemoria (e quindi non dispone di pagamento) inseriamo un campo "da definire" specifico.
Su richiesta abbiamo inserito gli orari degli uffici (che variamo costantemente, ad esempio per le ferie estive o festività), una pubblicità del prodotto di punta nella parte inferiore, note direttive...
Oltre al riepilogo delle scadenze, abbiamo concordato con il nostro cliente, l'invio di un bollettino postale 451 personalizzato con denominazione e conto corrente da allegare, così il contraente può provvedere comodamente al pagamento.
A questo punto, dopo l'approvazione della bozze da parte del cliente, provvediamo a predisporre i diversi invii: digitale (email / PEC) e cartaceo (busta).
Per quanto riguarda l'invio tramite Poste italiane, svariati dei nostri clienti utilizzano la nostra autorizzazione postale 4PRO conto terzi (ovvero con canale omologato e prioritario) che garantisce, come da specifiche, il recapito della maggior parte delle buste entro i 4 giorni lavorativi successivi alla postalizzazione.
Ovviamente abbiamo svariate autorizzazioni da valutare con diverse tempistiche in base alle esigenze dei nostri clienti (es. quantità, urgenza, tracciatura...).
Si tratta di una tecnologia sempre più usata in quanto più veloce e diretta.
Gli avvisi email dell'agenzia assicurativa vengono inviati entro massimo un paio d'ore dall'approvazione delle bozze. Utilizziamo filtri antispam aggiornati per la migliore resa possibile.
A fine lavorazione SystemDoc genera un Report di chiusura mensile completo di date, quantità, step effettuati ed eventuali note di produzione.
Per quanto riguarda la parte email, SystemDoc ripete fino a 3 volte l'invio dai propri sistemi, se si riscontrassero problemi derivanti dai destinatari, verrà segnalato nel Report finale.
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