Precisiamo che:

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Case History:
Agenzia assicurativa ALLIANZ 

Vi presentiamo la case history di uno dei nostri più affezionati clienti: è un'agenzia di assicurazioni ALLIANZ del triveneto, che mensilmente si affida a SystemDoc per l'elaborazione, stampa e invio (cartaceo + digitale) degli avvisi di scadenza polizze per il suoi clienti.

L'agenzia fornisce l'anagrafica e dati polizza del cliente,
al resto pensa SystemDoc:

Da un semplicissimo file xls con le opportune colonne compilate, noi elaboriamo i dati, sistemiamo gli errori, generiamo i file finali, pensiamo all'invio email / PEC e alla presisposizione per il recapito postale.

1. Invio file a SystemDoc


Qui sotto un esempio di file fornito dal nostro cliente ogni mese:
come potete vedere sono 12 semplici colonne con CODICE FISCALE/P.IVA, Contraente, Indirizzo, Comune, CAP/Località/Provincia, email (se prevista), Riferimento Polizza, Descrizione prodotto, Targa (se prevista), Scadenza e premio rata (se previsto).

Da una veloce estrapolazione del loro gestionale ed un accurato controllo, in pochi click il materiale da predisporre per SystemDoc è pronto!

SystemDoc - Agenzia Allianz LOREFICE
SystemDoc - Agenzia Allianz LOREFICE

2. Generazione avvisi

Attraverso i nostri sistemi generiamo i file di interfaccia finali con i dati personalizzati (come da esempio qui a destra).
Abbiamo concordato e creato con il cliente un layout grafico in linea con l'azienda e con le direttive postali (logo mittente + spazio destinatario).

Combinazione dati = un ottimo risultato!

Solitamente un contraente ha più polizze che scadono nel mese, noi creiamo una tabella riassuntiva con il premio totale.
Se l'avviso è solo un promemoria (e quindi non dispone di pagamento) inseriamo un campo "da definire" specifico.

Informazioni aggiuntive

Su richiesta abbiamo inserito gli orari degli uffici (che variamo costantemente, ad esempio per le ferie estive o festività), una pubblicità del prodotto di punta nella parte inferiore, note direttive...

SystemDoc - Agenzia Allianz LOREFICE

3. Invio polizze ai clienti

Oltre al riepilogo delle scadenze, abbiamo concordato con il nostro cliente, l'invio di un bollettino postale 451 personalizzato con denominazione e conto corrente da allegare, così il contraente può provvedere comodamente al pagamento.

A questo punto, dopo l'approvazione della bozze da parte del cliente, provvediamo a predisporre i diversi invii: digitale (email / PEC) e cartaceo (busta).

Invio cartaceo 

Per quanto riguarda l'invio tramite Poste italiane, svariati dei nostri clienti utilizzano la nostra autorizzazione postale 4PRO conto terzi (ovvero con canale omologato e prioritario) che garantisce, come da specifiche, il recapito della maggior parte delle buste entro i 4 giorni lavorativi successivi alla postalizzazione.

Ovviamente abbiamo svariate autorizzazioni da valutare con diverse tempistiche in base alle esigenze dei nostri clienti (es. quantità, urgenza, tracciatura...).

Invio digitale (email / PEC)

Si tratta di una tecnologia sempre più usata in quanto più veloce e diretta.
Gli avvisi email dell'agenzia assicurativa vengono inviati entro massimo un paio d'ore dall'approvazione delle bozze. Utilizziamo filtri antispam aggiornati per la migliore resa possibile.


                   
A fine lavorazione SystemDoc genera un Report di chiusura mensile completo di date, quantità, step effettuati ed eventuali note di produzione.


Per quanto riguarda la parte email, SystemDoc ripete fino a 3 volte l'invio dai propri sistemi, se si riscontrassero problemi derivanti dai destinatari, verrà segnalato nel Report finale.

SystemDoc - LOREFICE Allianz Treviso

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